• Silvia Gonçalves, bibliotecária e facilitadora de processos informacionais

Organização de documentos pessoais - arquivo físico com catalogação digital

Atualizado: Jan 19

Olá! Posso ajudar com organização digital?


2020 será lembrado como o ano que mudou a vida de todos, principalmente em relação a forma remota de se trabalhar que foi intensificada. Muitos profissionais passaram a adaptar lugares de suas casas para acomodar ambientes de trabalho.


Um dos meus clientes me contou que, na adaptação de um canto de sua residência para acomodar seu home office, precisava reorganizar vários documentos que ficavam em duas gavetas com pastas suspensas, num armário que não cabia mais no espaço disponível.


Enquanto batíamos um papo para planejar o projeto, consideramos que o momento que estamos vivendo é propício para atividade de organização, pois a gente pode otimizar o tempo em que é necessário ficar em casa por conta do isolamento social e, também, porque pode ser um exercício de reflexão, de visitação ao passado e reconexão, de acessar conteúdos que produziram aprendizados e verificar o que ainda pode ser utilizado ou não.




Neste caso a Informediar prestou consultoria remota para organização de documentos físicos, mas a catalogação foi digital.


Da experiência vivida com esse cliente quero deixar algumas dicas.


Vamos a elas!


Você pode organizar seus documentos e formar o seu arquivo, seu bastidor com informações realmente úteis às suas necessidades. Seguem algumas sugestões.


1 - Triagem: com critério de temporalidade, verifique quais documentos ainda precisam ser guardados. Por exemplo, certidões de nascimento e casamento são permanentes, não podem ser descartadas, já tributos como DARF, de imposto de renda devem ficar guardados por seis anos.

1.2 Com os documentos que ficaram após o critério de temporalidade, prossiga com os de importância, descarte os itens que já não tem utilidade para interesses pessoal, profissional ou acadêmico;


2 - Planejamento do espaço para guarda dos documentos. Adquira ou adapte móveis para manter seu arquivo. Pode ser armários ou prateleiras. É importante se preocupar com a quantidade de documentos e o peso que eles terão depois de acondicionados, além das medidas adequadas para pastas ou caixas.


3 - Classificação: separe os documentos fazendo agrupamentos. Esses grupos serão os que você julgar necessário, eles devem estar de acordo com suas necessidades de organização, por exemplo: uma primeira classificação seria separar os documentos em:

  • pessoais;

  • profissionais e;

  • acadêmicos, como sugerido na fase de triagem. Depois você pode fazer subclassificações de cada uma delas, conforme lhe convir.


4 - Acondicionamento: os documentos - livres de clipes, elásticos ou grampos que danificam o papel - devem ser colocados em sacos plásticos, específicos para este fim, depois em pastas e estas em caixas, as chamadas “caixas box arquivo”;


5 - Etiquetagem: cada item que acondiciona seus documentos, como os acima mencionados, devem receber uma etiqueta. As etiquetas devem ser relacionadas em um outro documento em meio digital. Este documento será o seu catálogo, a próxima dica.


6 - Catalogação: os mesmos termos utilizados nas etiquetas de acondicionamento devem ser registrados numa tabela ou na planilha. Além destes registros que indicam o local onde os itens estão, o catálogo deve conter informações relativas a:

  • data de descarte (até quando este documento deve ser mantido no arquivo);

  • movimentação - se o documento foi retirado da pasta, por qual razão e por quem;

  • observações em relação ao respectivo item que você, o dono do arquivo, julgar necessário.

Veja no exemplo de planilha abaixo que "lar" foi um termo utilizados para classificar documentos de aquisições domésticas e sobre o animal de estimação.


Não esqueça de manter seu catálogo digital de forma segura, com cópia de segurança. Se já utilizar serviços em nuvem fica mais fácil.


A catalogação digital pode ser feita também para livros, para tanto, a planilha deve conter outros campos. Esse é assunto para um outro post.


Que tal? Essas dicas podem ser úteis a você? Espero que sim.

Se tiver outras sugestões, dúvidas, ou algo que queira comentar será bem legal conversarmos.


Excelentes energias para nós!





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